Protokoll Vorstandssitzung vom 22.10.2015

Protokoll Vorstandssitzung vom 22-10-2015

Teilnehmer Telefonkonferenz von 20:00-21:00 Uhr:

  • Oliver Markowski

  • Martin Böckenfeld

  • Jan Pflüger

> besprochene Punkte + Beschlüsse sind in kursiv und fett unter den Punkten eingerückt

HFF- Rechnung

  • Mail an Hff ist ausformuliert (mit enthaltenem Betrag), und wird spätestens bis 10.10 an Boardmember weitergeleitet um Feedback einzuholen.

  • Überweisung von 652,40€ steht aus. Wird überwiesen nach Feedback der HFF Mail – erbeten bis 11.10.2015!!!

> Rechnung lt. Mail überwiesen – damit Punkt erledigt

Steuererklärung

  • Elster Antrag ausgeführt, postalischer Zugangscode für die Authentifizierung am Elster-Portal kommt innerhalb von 14 Tagen

  • Steuererklärung sollte daher bis 23.10 abgeschlossen sein (Zieltermin ist 31.10.)

> Treffen Martin, Oli + Jan anfang Januar. Steuer inkl. 2015 wird per Elster abgegeben-Steuersoftware wird für nächste Periode beschafft. Martin stellt Termin ein.

Weitere Punkte im Rahmen des Gesprächs

  • Jan prüft, ob evtl. eigene Steuersoftware auch für den Verein genutzt werden kann und versucht zeitnah einen Termin mit Martin zu finden (online Abgabe damit auch möglich)

> s. Hinweismail: nur für private Nutzung – Beschaffung Verein für nächste Steuerperiode

  • Eventuelle Abofunktion für bereits privat erstandene Software von Martin prüfen und kündigen

  • Beschaffung der Software über Stifter-helfen.de

> Jan registriert Verein bei Stifter helfen. Martin sendet Steurnummer an Jan. WISO mein Verein kann für 7,-€ erworben werden.

  • Vereinsverwaltungssoftware wurde von Martin privat bezahlt – Martin würde die Kosten übernehmen. Ich finde das dass über den Verein laufen sollte – wer hilfreiche Ideen hat, wie man das anstellen kann (Rechnung lautet derzeit auf Martin) immer her damit.

> Martin versucht Rechnung auf Verein umzustellen. Ansonsten Rechnung von Martin an Verein.

Registergericht

  • Änderung des neuen Vereinsvorstands erst möglich durch notarielle Beglaubigung der Unterschriften durch die Mitglieder des Vorstands. (Kopie des Merkzettels des Registergerichts wird bis Morgen 10.10. an Board gesendet)

  • evtl.kann Conny nochmals den Kontakt der bei der Vereinsgründung involviert war bemühen?

  • siehe in diesem Zusammenhang auch den nächsten Punkt: Bankverbindung

> Martin kümmert sich um Kontaktaufnahme mit Conny + Erledigung Notar bis 7.11.2015

Bankverbindung

  • Änderung der Bankverbindung soll geprüft werden. Das Konto der Sparkasse ist derzeit nicht wirklich gut zu führen, da viel zu statisch (postalisch) und mit zusätzlichen Kosten (Porto etc.) belastet.

  • Es soll eine Alternative gesucht werden, die ein sinnvolles Onlinebanking ermöglicht. Vorschlag Jan: ING-DIBA

> Vorschläge werden bis nächsten mal gesammelt inklusive anfallender Kosten und dann diskutiert + beschlossen.

(Herbst-) Event
Ich denke Vorschläge was man alles machen „könnte“ schwirren genügend herum.
Die bereits vorletztes mal besprochene Vorgehensweise war, diese zu sortieren und einen potentiellen Eventkalender anzulegen, damit die Themen konkret bewertet und geplant werden können – insoweit auch natürlich einen entsprechenden Planungsverantwortlichen für die Durchführung zu stellen.

Ich erinnere hier aber gerne nochmal an das naheliegende, bereits zur letzten Besprechung diskutierte Nachgangsevent zur SIGGRAPH und meine Anmerkung als SIGGRAPH Chapter auch eine Verbindung zur SIGGRAPH aufzuzeigen.
Benötigt werden:

  • Termin
  • Raum (Kosten)
  • CAF content Stick (Besorgung)
  • Medientechnik (Projektor+Sound)
  • Getränke / Knabberzeug ?
  • weitere Agendapunkte (kurzer Rückblick Martin ?)
  • Ankündigungsschreiben
  • aktive Bekanntmachung aller Mitglieder an potentiell Interessierte
  • Fotodokumentation
  • Anwesenheit (verbindlich)
  • Mitteilung im Nachgang

Sollte das Event für euch in Frage kommen, kann ich die benötigten Punkte gerne auch als Liste zum bearbeiten und zuordnen in Google Docs hinterlegen.

> Jan kümmert sich um CAF content stick. Raumverfügbarkeit muss geprüft werden. Wunsch anfang Dezember. Idealtermin Sonntag Nachmittag (alternativ Samstag – abhängig von Raumverfügbarkeit.
Martin kümmert sich um Giesinger Kulturzentrum – sendet mögliche Termine zu.
Inhalt:
Martin berichtet von seinen SIGGRAPH 2015 Eindrücken.
Oli frägt Michi an, ob er seinen Vortrag nochmals halten würde und ebenfalls von seinen Eindrücken berichtet.
SIGGRAPH Encore Zugang muss geklärt werden – sollte Material zur Verfügung stehen wird die Veranstaltung erweitert.

Beschlüsse und Besprechungspunkte für nächste Sitzung

  • Eventplanung generell
  • Änderung Bankverbindung – Alternativen

Punkte aus den letzten Protokollen:

  • Jahresbericht
    > Aufforderung zur Abgabe Jahresbericht bis 13.11.2015 ansonsten inaktives Chapter. Martin frägt Conny an – vorbereiter Bericht an Jan senden, Jan trägt Bericht ein.
    Ist bis 29.10.15 nichts vorhanden kümmert sich Jan selbst um Eintragung im Auftrag des Vorstands.

>Punkte die nicht im Rahmen der Besprechung geklärt werden konnten – zur Wiedervorlage:

  • Uniprogramm 2016
  • Verteiler HFF
  • Eventkalender
  • PLM / Kooperation TUM
  • Flyer / Werbung / SIG ASIA 2016

Punkte neu:

  • Organsiation Mitgliederversammlung 2015 + Weihnachtsfeier?

Die nächste Sitzung findet am 5.11.2015 um 20 Uhr – wieder per Telko statt. Jan versendet Einwahldaten.